7.000 klanten van wie de betalingen maandelijks moeten opgevolgd worden: een hele opgave voor de afdeling Kinderopvang van vzw 3WPlus.

Vooral wanneer ouders de rekening niet op tijd betalen, begint het repetitieve werk voor de boekhouddienst van de vzw. Manueel brieven drukken, plooien en opsturen om hen te herinneren aan hun betaling en een aparte lijst bijhouden om deze personen op te volgen: het brengt elke maand extra werk én stress met zich mee.

Maar sinds kort zijn beide weggevallen bij 3WPlus. De reden? Het boekhoudteam heeft CrediBill geïmplementeerd om aan creditmanagement te doen.

Voor Joël Musch, teamleader Personeel & Finance bij 3WPlus, was het al een tijdje duidelijk dat het manuele werk niet meer doenbaar was. “Ik zag elke maand twee medewerkers die brieven plooien en lijsten opmaken. Een heel vervelende opdracht”, zegt Joël.

“En los daarvan moesten ze om de zoveel weken ook nog eens tijd voorzien om alweer printpapier of postzegels te bestellen. Akkoord, dat is een kleine taak. Maar tel al die kleine taken op en je komt aan tijdverlies dat je makkelijk kan oplossen met een goede tool.”

Moeilijke zoektocht
Maar zo’n goede tool vinden was moeilijker dan Joël had gedacht. “Ten eerste vraagt het heel wat opzoekingswerk. En waar moet je dan ook precies naar zoeken? Waar moet je op letten bij zoiets?”

“Ten tweede vond ik het belangrijk dat we ons goed voelen bij de leverancier die we zouden kiezen. Vertrouwen is erg belangrijk in een samenwerking”, benadrukt Joël. “Iets wat ik niet echt tegenkwam in mijn zoektocht.”