De basis van de samenwerking tussen CrediBill en 3WPlus
7.000 klanten van wie de betalingen maandelijks moeten opgevolgd worden: een hele opgave voor de afdeling Kinderopvang van vzw 3WPlus.
Vooral wanneer ouders de rekening niet op tijd betalen, begint het repetitieve werk voor de boekhouddienst van de vzw. Manueel brieven drukken, plooien en opsturen om hen te herinneren aan hun betaling en een aparte lijst bijhouden om deze personen op te volgen: het brengt elke maand extra werk én stress met zich mee.
Maar sinds kort zijn beide weggevallen bij 3WPlus. De reden? Het boekhoudteam heeft CrediBill geïmplementeerd om aan creditmanagement te doen.
Voor Joël Musch, teamleader Personeel & Finance bij 3WPlus, was het al een tijdje duidelijk dat het manuele werk niet meer doenbaar was. “Ik zag elke maand twee medewerkers die brieven plooien en lijsten opmaken. Een heel vervelende opdracht”, zegt Joël.
“En los daarvan moesten ze om de zoveel weken ook nog eens tijd voorzien om alweer printpapier of postzegels te bestellen. Akkoord, dat is een kleine taak. Maar tel al die kleine taken op en je komt aan tijdverlies dat je makkelijk kan oplossen met een goede tool.”
Maar zo’n goede tool vinden was moeilijker dan Joël had gedacht. “Ten eerste vraagt het heel wat opzoekingswerk. En waar moet je dan ook precies naar zoeken? Waar moet je op letten bij zoiets?”
“Ten tweede vond ik het belangrijk dat we ons goed voelen bij de leverancier die we zouden kiezen. Vertrouwen is erg belangrijk in een samenwerking”, benadrukt Joël. “Iets wat ik niet echt tegenkwam in mijn zoektocht.”
Tot Joël in de lente van 2021 een webinar volgde van Voka over de digitalisering van documenten. Niet de spreker viel hem op, wel een van de andere gasten: Simon Meurs, partner en IT-manager van CrediBill.
“Hij stelde tijdens die webinar vragen die me het gevoel gaven dat hij toch wel verstand van zaken heeft. Hij had duidelijk inzicht in het onderwerp en een sterke technische kennis. Zijn manier van praten en doen sprak mij ook wel aan”, lacht Joël.
De teamleader heeft uiteindelijk Simon gecontacteerd en merkte al snel dat hij de zaken die hij wou terugvinden bij een leverancier kon afvinken. Kennis: check. Vertrouwen: check. Passie voor z’n vak: check. “Die drie dingen zijn de basis van onze samenwerking”, zegt Joël.
“Het feit dat wij bij CrediBill geen zoveelste nummerke zijn, dat er een aantal zaken op maat van onze noden konden gemaakt worden en dat ze de werking van onze vzw goed begrijpen, maakt het alleen maar beter.”
En natuurlijk ook dat CrediBill gewoonweg de juiste tool is voor 3WPlus. Mensen die te laat betalen, krijgen nu automatisch een herinnering via mail. Gaven zij geen mailadres door? Dan worden de brieven vanuit Bpost verstuurd, dankzij een koppeling met het postbedrijf.
Zo hoeft 3WPlus zelf geen brieven te plooien en postzegels te plakken. Als de klant dan nog niet heeft betaald, maakt CrediBill automatisch een aangetekende zending aan, die ook via Bpost verloopt.
Allemaal zaken die het werk van Kristien De Meerleer, verantwoordelijke voor de boekhouding van de kinderopvang van de vzw, en haar collega’s efficiënter maakt. Zo efficiënt zelfs dat Kristien de rollout sneller heeft laten verlopen dan aanvankelijk het plan was.
“We zijn in september 2021 begonnen met de implementatie van CrediBill”, vertelt Kristien. “Het was de bedoeling om in kleine stapjes te beginnen en de rollout te laten overlopen in 2022. Kwestie van zeker te zijn dat de tool wel echt goed werkt en niet ineens 1.000 mensen een onbedoelde aanmaning zouden krijgen”, lacht ze. “Maar de implementaties gingen zo goed, dat we eigenlijk alles tegen eind 2021 online hadden in CrediBill.”
De op maat gemaakte functionaliteiten staan intussen ook op punt. Zoals de aparte lijst om wanbetalers op te volgen, maar ook de specifieke noden per gemeente.
“We bieden kinderopvang aan in verschillende steden en dorpen. Die hebben elk hun regeltjes of wensen. CrediBill heeft die zaken meegenomen in het programma en speciaal voor ons dit stukje bijgeprogrammeerd”, vertelt Joël.
Volgens Joël en Kristien staat het team van CrediBill open voor feedback of vragen. “We moeten Simon maar eens opbellen en hij staat direct klaar voor ons”, klinkt het.
De nauwe samenwerking tussen CrediBill en 3WPlus houdt trouwens niet op wanneer de implementaties voltooid zijn. CrediBill werkt aan een extra project dat ervoor zal zorgen dat de fiscale attesten automatisch bij de belastingaangifte van klanten zitten.
“We vertrouwen hen dit project toe omdat we weten dat het goed zal verlopen. We weten dat we op hen kunnen rekenen. Dat geeft ons een geruststellend gevoel, iets wat je niet kan missen bij een samenwerking rond zoiets belangrijk.”
