Hoe Tiberghien met CrediBill z’n debiteurenbeheer optimaliseerde
De meer dan 130 advocaten en economisten van Tiberghien adviseren en begeleiden ondernemingen, private clients en publiekrechtelijke overheden in de ingewikkelde wereld van belastingen, vermogensrecht, transfer pricing en waarderingen. Op jaarbasis werkt Tiberghien in totaal voor zo’n 3.600 klanten. Dat betekent dus dat de boekhouddienst van het advocatenkantoor z’n werk heeft om voor al die klanten facturen op te maken en de betalingen ervan op te volgen. Vroeger was die opvolging geen sinecure, maar sinds 2021 werkt Tiberghien hiervoor samen met CrediBill. “Een wereld van verschil”, zegt Pascale Hens, Billing Manager bij Tiberghien.
Onder de noemer van Tiberghien vallen drie bedrijven: Tiberghien België, Tiberghien Luxemburg en Tiberghien Economics. De laatste is een adviesbureau van ervaren economisten die bedrijven bijstaan in zaken zoals transfer pricing, waarderingen en innovatiefiscaliteit. De eerste twee zijn de advocatenkantoren: vier in België en eentje in Luxemburg. Voor al die afdelingen zorgt het team van Pascale Hens voor de administratie. “We hebben zes mensen die zich bezighouden met de facturatie waarvan drie die ook instaan voor het debiteurenbeheer”, vertelt ze.
Met kantoren in Brussel, Antwerpen, Gent en Hasselt hoeft het niet te verbazen dat de Belgische tak van Tiberghien de grootste brok werk is. “Voor de collega die verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer van deze afdeling is dat bijna een fulltime job”, zegt Pascale. Tot voor 2021 was het zelfs méér dan een fulltime job, want het debiteurenbeheer ging er “redelijk ambachtelijk aan toe”, volgens Pascale.
Ze legt uit: “We gebruiken een software die heel goed z’n ding doet voor onze pure boekhouding, maar minder goed werkt voor debiteurenbeheer. Het laat ons toe om herinneringen te sturen, maar daar blijft het dan ook bij. Terwijl debiteuren opvolgen toch wel wat meer is dan dat. We maakten van die optie in onze software dus eigenlijk zelden gebruik omdat het te gelimiteerd was en niet flexibel. Wilden we een herinnering sturen, dan was dat een vaste tekst waar we niets meer konden aan veranderen, bijvoorbeeld. Nochtans is het voor ons belangrijk dat we kunnen afwijken van een standaardtekst om te verwijzen naar een telefoongesprek of een eerdere herinnering, bijvoorbeeld.”
Het team gebruikte dan maar Excel om bij te houden welke facturen nog openstonden, of er al een herinnering werd gestuurd en zo ja, wanneer. “Was die klant via e-mail gecontacteerd of al eens opgebeld? Wanneer moet er een aanmaningsbrief verstuurd worden? Dat soort informatie vulden we allemaal manueel aan”, zegt Pascale.
“Toen de coronacrisis aanbrak en we nog manueel herinneringsbrieven moesten versturen, beseften we dat we dringend op zoek moesten naar een goed digitaal systeem.”
Dat dit manuele werk “niet meer te doen was”, was al even duidelijk, volgens Pascale. Tiberghien bleef groeien — en meer klanten betekent meer facturen, en dus ook meer openstaande facturen. “Vooral onze collega die verantwoordelijk is voor de Belgische afdeling kreeg het niet meer gebolwerkt”, zegt Pascale. “Toen de coronacrisis aanbrak en we nog manueel herinneringsbrieven moesten versturen, beseften we dat we dringend op zoek moesten naar een goed digitaal systeem.”
En net op dat moment kwam er bij Pascale een e-mail binnen van Simon Meurs, zaakvoerder van CrediBill. “Dat was echt goede timing”, lacht Pascale. “Hij sprak van een overzichtelijk dashboard, automatische herinneringen en rapportages, én daarbovenop nog eens een makkelijke koppeling met ons huidige ERP- en boekhoudpakket. Ik dacht direct: dit is het, dat hebben we nodig! We hebben zelfs nooit naar een andere oplossing gekeken.”
“Klanten betalen nu veel sneller. Dat maakt het voor ons veel makkelijker, maar het komt onze cashflow uiteraard ook alleen maar ten goede.”
Niet lang na het eerste gesprek met Simon heeft de boekhouddienst van Tiberghien CrediBill geïmplementeerd. “Het heeft niet veel moeite gekost om intern iedereen te overtuigen”, zegt Pascale. “Het was meteen duidelijk voor het team dat CrediBill een goede oplossing is. We hebben een duidelijk overzicht van facturen en in welke status die zich bevinden. Vaak hebben we input nodig van de advocaat — bijvoorbeeld wanneer een cliënt vraagt voor een herfacturatie of wat meer uitleg wenst bij zijn factuur. Dan kunnen wij de advocaat vanuit CrediBill daaraan herinneren. We zien ook wanneer er een herinnering werd gestuurd en wanneer de volgende zal verzonden worden als er nog niet betaald is.”
Pascale merkt wel dat klanten nu veel sneller betalen. “Dat maakt het voor ons gemakkelijker, maar het komt onze cashflow uiteraard ook alleen maar ten goede.” Ook de opvolging van betwistingen gaat veel vlotter met CrediBill: “Het feit dat je een duidelijk overzicht hebt en meteen kunt zien welke actie al genomen werd of wat je nog te doen staat, maakt een wereld van verschil.”
Hogere efficiëntie, minder kans op fouten of een vergetelheid, een betere opvolging: Tiberghien werkt nu een goed jaar met CrediBill en wil niet meer terug naar vroeger. “Het geeft ons veel meer gemoedsrust”, klinkt het bij Pascale. “En de samenwerking met CrediBill gaat ook heel goed. We geven veel feedback over de features — hopelijk niet tot grote ergernis van Simon”, lacht Pascale. “Maar we doen dat omdat we net overtuigd zijn van het verdere potentieel van CrediBill. Gelukkig is Simon erg flexibel en denkt hij met ons mee. Da’s uiteindelijk toch belangrijk in zo’n partnerschap, vinden we.”