Hoe FlexCredit een software op maat kreeg en Credibill nog efficiënter werd
De succesvolle speler in de wereld van Credit & Control had zowat alle gangbare Credit Management systemen op de markt wel eens getest. Maar geen enkele software kon het incasso bedrijf besparen van de kleine workarounds die in de dagelijkse praktijk nodig bleven om al hun systemen samen te doen werken. Toen FlexCredit op CrediBill stootte, begon een wel heel bijzondere samenwerking, die beide bedrijven zou veranderen.
Schulden invorderen: een steeds uitdagende opdracht die veel vakkennis, ervaring én een persoonlijke aanpak vraagt. Het incasso bedrijf FlexCredit is erin gespecialiseerd. Het biedt organisaties advies en oplossingen voor problemen rond wanbetalers. Het innen van onbetaalde facturen is daar een groot deel van.
“We behandelen vele duizenden cases per jaar voor onze klanten” zegt Joeri, Operations Manager en zaakvoerder bij FlexCredit. ”Daarbij kan het om 50€ of 50.000€ gaan. Het spannende: geen enkele bemiddelingsopdracht en geen enkel invorderingsproces is precies hetzelfde.”
Maatwerk op grote schaal?
Flexibel én efficiënt zijn, dat is het keurmerk van de onderneming. Een hele uitdaging bij een steeds groeiend klantenbestand. Je wil immers oplossingen op maat bieden, maar dat gaat niet zonder de nodige automatisaties. En vooral: de juiste automatisatie op de juiste plek. In het verleden bleef het een hele klus om de enorme hoeveelheden data, contacten en processen op een zinvolle manier te verwerken. Wat er miste: een écht passende technische oplossing die alle systemen en vereisten met elkaar verbond.
- “Hoeveel sneller en makkelijker het eigenlijk kon, dat ontdekten we pas toen we een software op maat kregen.”
Joeri beschrijft het zo: “We gebruikten veel trucjes om onze verschillende systemen samen te doen werken zoals wij het wilden. Dat liep op zich best prima. Maar hoeveel sneller en makkelijker het eigenlijk kon, dat ontdekten we pas toen we een software op maat kregen.”
- “We kunnen nu zo’n 20% dossiers meer behandelen, zonder er extra personeel voor aan te nemen.”
Die vond FlexCredit zo’n 8? jaar geleden. “We hadden al kennis gemaakt met heel wat Credit Management systemen op de markt. Ik wist dus al heel goed wat de voor- en nadelen van zo’n software kunnen zijn”, lacht Joeri. Toch trok CrediBill meteen zijn aandacht. “Als toen nog jonge onderneming vonden we het bijzonder interessant dat de software ook een betaalbare formule voor starters aanbood. “De goede verhouding tussen prijs en kwaliteit was initieel één van de redenen waarom we voor CrediBill kozen.”
Sterk in woelige economische tijden
Rond 20.000 dossiers behandelt FlexCredit ondertussen per jaar. “Dat is zo’n 20% meer dan we hadden kunnen behandelen vóórdat we met de software van CrediBill werkten. De ROI is wat dat betreft voor ons duidelijk meetbaar”.
De enorme ondersteuning die de software in de dagelijkse praktijk van het incassobedrijf bracht bleek nodig én net op tijd te komen. “We merken natuurlijk dat het betaalgedrag van consumenten er in de laatste twee jaar op achteruit is gegaan. Je voelt dat de woelige economische tijden wegen op de consument. Toch hebben we deze fase beter kunnen opvangen dan het mogelijk was geweest zonder CrediBill.”
Van workarounds naar automatisering
Hoe liep het dan precies vóórdat CrediBill in het spel kwam? Het team van FlexCredit werkte al met verschillende andere softwares voor hun incassoprojecten, maar liep daarmee steeds tegen dezelfde grenzen aan. “We misten vooral echt zinvolle automatiseringen”, vat Joeri het samen. “We werkten veel met workarounds: een excel bestand downloaden, bijvoorbeeld, om een aantal data in de juiste colommen te zetten, zodat deze in nog een ander excelbestand door een macro konden lopen. Of voor elk contact manueel controleren of een emailadres wel juist was.”
Dat soort kleine “trucjes” behoorden tot de routine en leken maar een kleine moeite. Tot je het allemaal bij elkaar optelt. “Aan enkele van die taken was ik vroeger 3 uur kwijt, terwijl die mij nu 3 minuten tijd kosten”. De uitgespaarde tijd kan dus tellen, volgens Joeri: “Dankzij alle automatiseringen in Credibill hebben we minstens 1 fulltime FTE minder moeten aannemen die zich met nutteloze administratieve taakjes moet bezighouden. En het belangrijkste: ons team kan zich nu veel meer op hun core business focussen.”
- “Enkele taken waar ik vroeger 3 uur aan kwijt was, kosten mij nu 3 minuten. “
Efficiënter als team
“Daarbij komt nog dat we vroeger helemaal geen inzicht hadden in wie wat eigenlijk in het systeem deed. Nu kunnen we statistieken per persoon opmaken en hebben we een goed beeld van de tijdbesteding van het team. Is er ergens een fout gebeurd, is het makkelijk te achterhalen waar en wanneer. We kunnen dan de betreffende collega direct aanspreken. Niet om deze op de vingers te tikken, maar om herhaalde fouten te vermijden en naar de toekomst toe efficiënter te worden. De samenwerking in het team loopt zo uiteindelijk vlotter.”
“We doen nu alles in Credibill; naast Outlook is het het enige systeem dat we nog gebruiken. Een 8-tal mensen werkt er dagelijks mee, ook onze boekhouder gebruikt het. Handig is ook dat het systeem volledig browser-based is, wat het heel laagdrempelig maakt. Zelfs als iemand van thuis of op locatie werkt en zijn werklaptop op kantoor is vergeten, kan die gewoon via de weblink inloggen.”
Ook kleine dossiers hebben een waarde
De klanten van FlexCredit komen uit de meest diverse sectors: van alarmsystemen over bouwbedrijven tot leveranciers. “Daar zitten ook heel wat klanten met kleinere dossiers bij”, vertelt Joeri. “Vaak denkt men dat het niet de moeite waard is om kleine sommen geld op te volgen. Maar dankzij de vele automatisaties die CrediBill biedt, kunnen onze klanten er ook voor kiezen om pakweg een som van 50€ niet zomaar af te schrijven. Ook die kleine facturen kunnen namelijk optellen. En we zeggen niet graag tegen klanten: ‘Sorry, deze case is niet lucratief genoeg’”.
- “We zeggen niet graag tegen klanten: ‘Sorry, deze case is niet lucratief genoeg’”.
Transparantie die vertrouwen wekt
“We demonstreren de Credit Management software zelfs als we op bezoek gaan bij potentiële klanten. We laten dan zien hoe we de opvolging van hun incassodossiers aan hun unieke profiel kunnen aanpassen. Vooral de vele automatisaties en de inkijk in het proces die de klant zelf heeft, overtuigen vele klanten des te meer om met ons aan de slag te gaan. De openheid van het systeem wekt vertrouwen, en dat is ook nodig: we werken immers met grote sommen van andermans geld.”
- “Transparantie en vertrouwen zijn essentieel. We werken immers met grote sommen van andermans geld.”
De klanten beslissen dus zelf hoeveel controle ze willen hebben en hoe frequent ze zelf in het systeem willen inloggen. “Veel van onze klanten gebruiken het systeem om ons werk op te volgen of om hun eigen dossiers in te dienen. We zien dat net kleinere ondernemingen het interessant vinden om onze communicatie met hun debiteuren of de storting van gelden precies te kunnen volgen.” Klanten kunnen via het systeem ook zelf kijken hoe groot de kans op succes bij de invordering is. Zo kunnen ze de jaarrekeningen uit het verleden of de trends bedrijfsinformatie raadplegen.
Wil je het invorderingsproces daarentegen volledig uit de hand geven, is dat ook mogelijk. Vooral de grotere bedrijven kiezen graag voor die optie, merkt Joeri op.
Een unieke samenwerking tussen experts
FlexCredit is niet alleen één van de oudste klanten van Credibill, ook de samenwerking tussen de twee bedrijven is een bijzondere: heel wat features van de software werden namelijk in overleg met de credit experts bij FlexCredit geoptimaliseerd. Dat ging niet over één nacht ijs. Een kleine reis terug in de tijd.
“We namen de software meteen voor ál onze Credit Management oplossingen over. In het dagelijkse werk stootten we weleens op de grenzen van de software. Regelmatig zei iemand: “deze functie zou op dit punt handig zijn.” Vaak waren dat details, zegt Joeri. Maar de ondernemer had al geleerd dat vele details een groot verschil kunnen maken.
Een mismatch dus? Integendeel. Joeri en Simon, ontwikkelaar van CrediBill, zagen hun samenwerking als een unieke kans. “We zijn één keer per week gaan samenzitten om te bespreken hoe het systeem geoptimaliseerd kon worden.” Samen overliepen ze het invorderingsproces van A tot Z, waarna Simon het in een boomstructuur zette. Zo brachten ze al doende alle mogelijkheden én alle uitzonderingen in het proces in kaart. “Het team analyseerde onze processen van begin af aan in detail, en kon mij precies zeggen welke ideeën geïmplementeerd konden worden,” vertelt Joeri.
Een win-win situatie
“Het was een win-win situatie. Wij kregen precies het systeem dat wij nodig hadden en CrediBill ontwikkelde de software verder – gebaseerd op de dagdagelijkse praktijk van haar gebruikers. Ondertussen kan ik ook wel zeker stellen dat de software niet alleen voor ons, maar voor alle bedrijven die met Credit Management te maken hebben een essentiële meerwaarde kan bieden.”
- “Deze software kan niet alleen voor ons, maar voor alle bedrijven die met Credit Management te maken hebben een essentiële meerwaarde bieden”.
“In het begin was CrediBill enkel een incasso portaal”, vult Simon zelf aan. “We focusten eerst op de functies die 100% noodzakelijk zijn om het geld te kunnen recupereren en de nodige informatie zichtbaar te maken voor de klanten. Daarna zijn we verder gaan kijken: Welke handelingen voert zo’n incassobureau nog uit? Zou het niet handig zijn als de facturatie makkelijk geëxporteerd kan worden? Welke verbindingen maken het nog zinvoller? Zo zijn we stap voor stap met de efficiëntiewinst begonnen. En daar zijn we nog niet mee gestopt.”
“Nog steeds heb ik zeker twee keer per maand persoonlijk contact met CrediBill. Mede door steeds veranderende regelgevingen, maar ook door feedback van ons team, is er regelmatig vraag naar kleine aanpassingen. Als er een weg is om een update snel te implementeren, dan vinden ze die wel; maar ze zouden het mij ook eerlijk zeggen als iets écht te moeilijk is”, lacht Joeri. “Dat is tot nu toe nog nooit gebeurd!”, vult Simon aan.
- “Als er een weg is om een update snel te implementeren, dan vinden ze die wel.”
Tot slot: Wat is Joeri’s favoriete functie in CrediBill? “Ik vind de mail functie heel handig, waarbij heel gemakkelijk de bijlages kunnen gekozen worden. Dat heb ik nog in geen enkel ander systeem waar ik mee gewerkt heb gevonden. Een detail, dat voor ons een wereld van verschil maakt.”
